¿Cómo llevar el inventario de tu obra? (sin que se te venga abajo a la pieza 40)
Casi todos los inventarios de artista acaban en el mismo lugar. No por falta de herramientas sino porque se encaran como un proyecto único, con cientos de obras acumuladas, y a la cuarentena de fichas queda claro lo lejos que está el final.
Esta guía te ayuda a establecer un orden para que eso no pase. Sirve con una planilla, con un cuaderno o con software.
¿Cuál sería la base del catálogo?
Es la única decisión que no se puede deshacer después.
Elegí un esquema simple (2026-017, año y número correlativo, por ejemplo) y ponelo en tres lugares: la ficha, el nombre del archivo de la foto y el dorso de la obra. Nunca lo renumeres.
Todo lo demás se puede migrar sin mayor esfuerzo. Los números inconsistentes, no. Para modificarlos tendrías que volver a tocar cada obra y cada archivo.
Escribí también en el dorso tu nombre completo, el título, el año y la técnica. Podés agregarle la ciudad también si tenés un nombre muy común. Suena excesivo hasta que ves cuántas obras buenas llegan a un remate sin que nadie pueda decir de quién son.
¿Cómo sigo el estado de una obra?
El error más común es tener una sola columna llamada "estado" para reflejar múltiples aspectos de la obra.
Dónde está la obra y en qué punto está la venta son ejes distintos. Un cuadro puede estar físicamente en una galería y a la vez estar disponible, reservado, o vendido y todavía sin retirar. Con una sola columna vas a estar adivinando justo cuando llega la consulta, que es el momento en que no te lo podés permitir.
Dos columnas separadas resuelven el 80 % de los problemas de un inventario.
¿Tengo que hacer una tabla aparte para las ediciones?
Grabado, fotografía, cualquier múltiple: necesitás el tamaño de la edición, qué números se vendieron y cuáles son pruebas de artista. Eso no entra en la fila de la obra, es una segunda tabla enteramente.
Casi todo el mundo lo descubre tarde, después de vender dos veces el 3/10. Ese número también tiene que figurar en el certificado de autenticidad, y coincidir con el que firmaste en la obra.
¿Cuáles son los campos mínimos?
Con estos alcanza para empezar. Todo lo demás se agrega después.
- Número de obra
- Título
- Año
- Técnica
- Medidas (alto × ancho, y profundidad si corresponde)
- Precio y moneda
- Dónde está
- Estado de venta
- Nombre del archivo de la foto
¿Cómo ponerte al día sin abandonar?
Si ya tenés cientos de obras sin registrar, no lo encares todo de una.
Cargá lo nuevo el día que lo terminás. Es la única regla que importa a largo plazo: si lo nuevo entra siempre, el atraso deja de crecer.
El atraso, por lotes y de lo más viejo a lo más nuevo, aceptando fichas incompletas a propósito. Una fila con título, año, medidas y una foto de celular vale infinitamente más que la ficha perfecta que nunca hiciste. Una ficha se puede mejorar después; acordarte de algo que olvidaste, no.
Fotografiá por tandas, agrupando por tamaño. Montar la luz una vez para veinte obras es un trabajo completamente distinto de montarla veinte veces, y esa diferencia es la que decide si el atraso se termina o no. Power tip: poné algo de música que te guste mientras lo hacés!
¿Cómo hago para tener copias de respaldo?
Da igual qué uses: exportá todo a CSV (texto delimitado, Excel, etc.) cada tanto y guardalo con tus copias de respaldo. Esa exportación es tu archivo de referencia, mientras que el programa es la interfaz que estás usando esta década.
Eso también vuelve reversible la elección de herramienta, y le saca la presión: si mudarte cuesta una exportación, elegir mal no te cuesta nada. Antes de comprometerte con cualquier sistema, comprobá que te permita exportar e importar.
¿Con qué hacerlo?
Con una planilla ya podés hacer todo lo de arriba, y para menos de cien obras funciona bien. La fricción aparece cuando necesitás que las fotos vivan junto a los datos, y ahí las planillas empiezan a pelearse con la carpeta de imágenes.
Con software específico las opciones en español son pocas, y las que hay están pensadas para estudios profesionales y galerías: arrancan cerca de los USD 70 al mes y ninguna tiene plan gratuito.
Artium hace lo de esta guía (número de obra, los dos ejes separados, ediciones, fotos en la misma ficha, exportación a CSV, entre otras) y está pensado para el artista que trabaja solo. Es gratis hasta 100 obras y 60 € al año si necesitás más. Es lo que construimos porque no encontramos nada a ese precio en español.
Artium salió de este problema y no de una idea de negocio. Lo armamos para el taller de una artista que necesitaba resolverlo en serio, con obra repartida entre carpetas y ninguna forma de encontrar nada. Si algo de esta guía te sirvió, la app hace todo esto por vos.
Sea con lo que sea: empezá esta semana con tus primeras veinte obras, no con todas, no sigas esperando.