¿Cómo registrar la venta de una obra de arte?

Vendiste una obra en la inauguración. Te pagaron la mitad en efectivo, la otra mitad queda para cuando la retiren, y el comprador te dejó su nombre en una servilleta. Dentro de un año, cuando te pregunte por el certificado, esa servilleta ya no va a existir.

En esta guía analizaremos qué anotar el día de la venta, qué papeles le das al comprador y cómo evitar el error más caro: vender dos veces la misma pieza.

¿Qué tengo que anotar?

Poco, pero todo el mismo día:

Qué obra. Con su número de inventario, no solo el título. Si es una edición, qué ejemplar (3/10).
A quién. Nombre completo y una forma de contacto. Si la obra se envía, la dirección.
Cuándo. La fecha de la venta, que no siempre es la del pago.
Por cuánto. El precio acordado y la moneda. Si hubo descuento, el precio final.
En qué estado está. Si está pagada, reservada con seña o pendiente.
Los números de tus comprobantes, si emitiste recibo o factura.

Todo lo demás (que el comprador la vio en la muestra, que pidió enmarcarla, que es amigo de alguien) va en notas aparte, que son para vos.

¿Vendida, reservada o pagada?

No es lo mismo, y confundirlo es cómo terminás con dos compradores para una obra.

Reservada. Alguien se comprometió, quizás dejó una seña, pero la venta no está cerrada. La obra ya no se ofrece.
Pendiente. La venta está acordada y falta cobrar.
Pagada. Cobraste todo. Recién ahí la plata es tuya.
Cancelada. Se cayó. La obra vuelve a estar disponible.

La regla práctica: en cuanto alguien dice "la quiero", la obra deja de estar disponible, aunque no haya pagado nada. Marcala reservada ese mismo momento. Si la reserva se cae, la liberás; si no la marcaste y aparece otro interesado, ya es tarde.

Y cuando sumes lo que vendiste en el año, contá solo lo pagado. Lo reservado todavía no es plata.

¿Recibo o factura?

Depende de dónde vivas y de cómo estés registrado, y conviene preguntarle a quien te lleva los impuestos. En términos generales:

La factura es el comprobante fiscal: el que declarás y el que el comprador puede usar ante el fisco. Se emite con el sistema que exige tu país.
El recibo dice que recibiste el pago por una obra determinada. Es el papel que le das al comprador para que tenga constancia de qué compró, a quién y cuándo.

Muchas veces van los dos: la factura por obligación y el recibo porque es el que describe la obra. Lo importante es que los dos lleven un número y que ese número quede anotado junto a la venta. Así, dentro de tres años, podés encontrar cualquier comprobante a partir de la obra, y cualquier obra a partir del comprobante.

¿Qué papeles le doy al comprador?

El recibo, con la obra, el precio, la fecha y tus datos.
El certificado de autenticidad, firmado a mano. Con una edición, con el número de ejemplar que coincide con el firmado en la obra.
La factura, si corresponde.

Entregalos con la obra o en los días siguientes, no "cuando te lo pidan". Un comprador que recibe sus papeles en orden es un comprador que vuelve, y que te recomienda.

¿Cómo evito vender dos veces la misma obra?

Con una sola fuente de verdad: el inventario. Si la obra figura como disponible en una planilla, como vendida en un cuaderno y la galería tiene su propia lista, alguno de los tres está mal.

En las ediciones es donde más pasa. Si tenés una tirada de diez y vendiste cuatro, necesitás saber cuáles cuatro, no solo cuántas. Por eso el inventario de obra lleva las ediciones en una tabla aparte.

¿Con qué lo hago?

Con una planilla podés llevar todo lo de arriba: una fila por venta, con la obra, el comprador, la fecha, el precio y el estado. Funciona mientras te acuerdes de actualizar también la fila de la obra.

Con Artium la venta y la obra son lo mismo. Desde la ficha de la obra, en Estado, la marcás reservada o vendida y la venta queda registrada en Ventas, con el comprador, que queda guardado en Clientes con su contacto y su dirección. Volver a disponible la cancela. Desde Ventas también podés cargarla directamente, con su estado (pendiente, reservado, pagado o cancelado), su N.º de recibo y su N.º de factura, y Notas de la venta privadas, que no salen en ningún documento.

Con un clic sale el recibo en PDF, con tus comprobantes y tu firma, y el certificado de autenticidad sale con los datos del inventario y el ejemplar correcto si es una edición. Los totales del panel cuentan solo lo pagado. Todo esto está en el plan gratis.

Artium salió de un taller donde las ventas se anotaban en servilletas. Si esta guía te sirvió, la app hace que cada venta quede en su lugar el mismo día, sin tipear dos veces.

Sea con lo que sea: anotá la venta antes de irte de la inauguración. Cinco minutos esa noche te ahorran una tarde dentro de un año.