Wie dokumentiert man den Verkauf eines Kunstwerks?

Du hast bei der Eröffnung ein Werk verkauft. Die Hälfte kam bar, die andere Hälfte gibt es bei Abholung, und die Käuferin hat ihren Namen auf eine Serviette geschrieben. In einem Jahr, wenn sie nach dem Zertifikat fragt, gibt es diese Serviette nicht mehr.

In diesem Leitfaden geht es darum, was du am Tag des Verkaufs notierst, welche Papiere die Käuferin bekommt und wie du den teuersten Fehler vermeidest: dasselbe Werk zweimal zu verkaufen.

Was muss ich notieren?

Nicht viel, aber alles am selben Tag:

Welches Werk. Mit Werknummer, nicht nur mit Titel. Bei einer Auflage: welches Exemplar (3/10).
An wen. Vollständiger Name und ein Kontakt. Wird das Werk verschickt, die Adresse.
Wann. Das Datum des Verkaufs, das nicht immer das der Zahlung ist.
Zu welchem Preis. Der vereinbarte Preis und die Währung. Gab es Rabatt, der Endpreis.
In welchem Stand. Bezahlt, mit Anzahlung reserviert oder offen.
Die Nummern deiner Belege, wenn du eine Quittung oder Rechnung ausgestellt hast.

Alles andere (dass die Käuferin das Werk in der Ausstellung gesehen hat, es gerahmt haben möchte, jemanden kennt) gehört in eigene Notizen, die nur für dich sind.

Verkauft, reserviert oder bezahlt?

Das ist nicht dasselbe, und wer es verwechselt, hat irgendwann zwei Käufer für ein Werk.

Reserviert. Jemand hat zugesagt, vielleicht eine Anzahlung geleistet, aber der Verkauf ist nicht abgeschlossen. Das Werk wird nicht mehr angeboten.
Offen. Der Verkauf ist vereinbart, die Zahlung steht aus.
Bezahlt. Du hast alles erhalten. Erst dann ist das Geld deins.
Storniert. Er ist geplatzt. Das Werk ist wieder verfügbar.

Die Faustregel: Sobald jemand sagt „Ich nehme es“, ist das Werk nicht mehr verfügbar, auch wenn noch nichts bezahlt ist. Markier es sofort als reserviert. Platzt die Reservierung, gibst du es wieder frei; hast du es nicht markiert und meldet sich jemand anderes, ist es zu spät.

Und wenn du die Verkäufe des Jahres zusammenrechnest, zähl nur das Bezahlte. Reserviert ist noch kein Geld.

Quittung oder Rechnung?

Das hängt davon ab, wo du lebst und wie du steuerlich gemeldet bist; frag am besten, wer deine Steuern macht. Grob gesagt:

Die Rechnung ist der steuerliche Beleg: der, den du meldest und den die Käuferin gegenüber dem Finanzamt nutzen kann. Sie wird so ausgestellt, wie es in deinem Land vorgeschrieben ist.
Die Quittung bestätigt, dass du für ein bestimmtes Werk bezahlt wurdest. Sie ist das Papier, mit dem die Käuferin festhält, was sie wann bei wem gekauft hat.

Oft gibt es beides: die Rechnung, weil sie Pflicht ist, und die Quittung, weil sie das Werk beschreibt. Wichtig ist, dass beide eine Nummer tragen und diese Nummer beim Verkauf notiert ist. So findest du in drei Jahren jeden Beleg über das Werk und jedes Werk über den Beleg.

Welche Papiere bekommt die Käuferin?

Die Quittung, mit Werk, Preis, Datum und deinen Angaben.
Das Echtheitszertifikat, von Hand unterschrieben. Bei einer Auflage mit der Nummer des Exemplars, die mit der auf dem Werk übereinstimmt.
Die Rechnung, wenn nötig.

Gib sie mit dem Werk oder in den Tagen danach heraus, nicht „wenn danach gefragt wird“. Wer seine Papiere ordentlich bekommt, kauft wieder und empfiehlt dich weiter.

Wie verkaufe ich nie dasselbe Werk zweimal?

Mit einer einzigen verlässlichen Quelle: dem Werkverzeichnis. Steht das Werk in einer Tabelle als verfügbar, in einem Heft als verkauft, und die Galerie hat ihre eigene Liste, dann stimmt eine der drei nicht.

Bei Auflagen passiert es am häufigsten. Hast du eine Auflage von zehn und vier verkauft, musst du wissen, welche vier, nicht nur wie viele. Deshalb führt das Werkverzeichnis Auflagen in einer eigenen Tabelle.

Womit mache ich das?

Mit einer Tabelle lässt sich alles oben Beschriebene führen: eine Zeile pro Verkauf, mit Werk, Käuferin, Datum, Preis und Stand. Das funktioniert, solange du daran denkst, auch die Zeile des Werks zu aktualisieren.

Mit Artium sind Verkauf und Werk dasselbe. Im Eintrag des Werks markierst du es unter Status als reserviert oder verkauft, und der Verkauf wird unter Verkäufe erfasst, zusammen mit der Käuferin, die mit Kontakt und Adresse unter Kunden gespeichert wird. Setzt du es wieder auf verfügbar, wird der Verkauf storniert. Unter Verkäufe kannst du ihn auch direkt anlegen, mit Stand (offen, reserviert, bezahlt oder storniert), Belegnummer, Rechnungsnummer und privaten Notizen zum Verkauf, die in keinem Dokument erscheinen.

Mit einem Klick bekommst du die Quittung als PDF, mit deinen Belegnummern und deiner Unterschrift, und das Echtheitszertifikat entsteht aus den Daten des Verzeichnisses, bei Auflagen mit dem richtigen Exemplar. Die Summen im Überblick zählen nur das Bezahlte. All das ist im kostenlosen Tarif enthalten.

Artium ist aus einem Atelier entstanden, in dem Verkäufe auf Servietten notiert wurden. Wenn dir dieser Leitfaden geholfen hat: Die App sorgt dafür, dass jeder Verkauf am selben Tag an seinem Platz landet, ohne doppeltes Tippen.

Womit auch immer: Trag den Verkauf ein, bevor du die Eröffnung verlässt. Fünf Minuten an diesem Abend sparen dir in einem Jahr einen Nachmittag.