Wie führe ich ein Werkverzeichnis, ohne beim 40. Werk aufzugeben?

Fast jedes Werkverzeichnis endet an derselben Stelle. Nicht aus Mangel an Werkzeugen, sondern weil es als ein einziges Projekt angegangen wird, mit Hunderten angesammelten Werken. Beim vierzigsten Eintrag wird klar, wie weit das Ende entfernt ist.

Dieser Leitfaden hilft dir, eine Ordnung aufzubauen, damit das nicht passiert. Er funktioniert mit einer Tabelle, einem Heft oder mit Software.

Was ist die Grundlage des Verzeichnisses?

Die eine Entscheidung, die sich später nicht rückgängig machen lässt: die Werknummer.

Nimm ein einfaches Schema (2026-017, Jahr und laufende Nummer) und schreibe es an drei Stellen: in den Eintrag, in den Dateinamen des Fotos und auf die Rückseite des Werks. Nummeriere nie um.

Alles andere lässt sich ohne großen Aufwand migrieren. Uneinheitliche Nummern nicht. Um sie zu ändern, müsstest du jedes Werk und jede Datei noch einmal anfassen.

Schreibe auf die Rückseite auch deinen vollen Namen, den Titel, das Jahr und die Technik. Bei einem häufigen Namen kannst du die Stadt ergänzen. Das klingt übertrieben, bis du siehst, wie viele gute Werke in Auktionen landen, ohne dass jemand sagen kann, von wem sie sind.

Wie verfolge ich den Status eines Werks?

Der häufigste Fehler ist eine einzige Spalte namens "Status" für mehrere Aspekte gleichzeitig.

Wo das Werk ist und wo der Verkauf steht sind zwei verschiedene Achsen. Ein Bild kann physisch in einer Galerie hängen und gleichzeitig verfügbar, reserviert oder verkauft und noch nicht abgeholt sein. Mit einer Spalte rätst du genau dann, wenn eine Anfrage kommt. Also im schlechtesten Moment.

Zwei getrennte Spalten lösen 80 % der Probleme eines Werkverzeichnisses.

Brauche ich für Auflagen eine eigene Tabelle?

Ja. Druckgrafik, Fotografie, jedes Multiple: Du brauchst die Auflagenhöhe, welche Nummern verkauft sind und welche Künstlerexemplare sind. Das passt nicht in die Zeile des Werks, das ist eine eigene Tabelle.

Die meisten merken das spät. Nämlich nachdem sie 3/10 zweimal verkauft haben. Diese Nummer muss auch auf dem Echtheitszertifikat stehen und mit der auf dem Werk übereinstimmen.

Welche Felder sind das Minimum?

Damit kannst du anfangen. Alles Weitere kommt später dazu.

Werknummer
Titel
Jahr
Technik
Maße (Höhe × Breite, Tiefe wenn nötig)
Preis und Währung
Standort
Verkaufsstatus
Dateiname des Fotos

Wie hole ich auf, ohne aufzugeben?

Wenn schon Hunderte Werke unerfasst sind: nicht alles auf einmal.

Neues am selben Tag eintragen, an dem es fertig wird. Das ist die einzige Regel, die langfristig zählt. Wenn Neues immer hineingeht, wächst der Rückstand nicht weiter.

Den Rückstand in Chargen abarbeiten, von alt nach neu, und Einträge bewusst unvollständig lassen. Eine Zeile mit Titel, Jahr, Maßen und einem Handyfoto ist unendlich viel mehr wert als der perfekte Eintrag, den du nie gemacht hast. Einen Eintrag kannst du später verbessern. Dich an etwas Vergessenes erinnern nicht.

Fotografiere in Chargen, nach Größe sortiert. Das Licht einmal für zwanzig Werke aufzubauen ist etwas völlig anderes, als es zwanzigmal aufzubauen. Dieser Unterschied entscheidet meistens, ob der Rückstand überhaupt fertig wird.

Wie sichere ich meine Daten?

Egal womit du arbeitest: Exportiere alles regelmäßig als CSV (Textdatei mit Trennzeichen, Excel und so weiter) und lege es zu deinen Sicherungskopien. Dieser Export ist dein Referenzarchiv, während das Programm nur die Oberfläche ist, die du in diesem Jahrzehnt benutzt.

Das macht die Wahl des Werkzeugs auch umkehrbar und nimmt den Druck heraus. Wenn ein Umzug dich einen Export kostet, kostet dich eine falsche Wahl nichts. Prüfe vor jeder Festlegung, ob das System exportieren und importieren kann.

Womit mache ich das?

Mit einer Tabelle geht alles oben Beschriebene, und unter hundert Werken funktioniert das gut. Reibung entsteht, wenn die Fotos neben den Daten liegen sollen. Dann fängt die Tabelle an, sich mit deinem Bildordner zu streiten.

Spezialisierte Software in diesem Bereich richtet sich meist an professionelle Studios und Galerien. Sie beginnt bei rund 70 USD im Monat, und keine davon hat einen kostenlosen Tarif.

Artium macht, was in diesem Leitfaden steht (Werknummer, die zwei getrennten Achsen, Auflagen, Fotos im selben Eintrag, CSV-Export und mehr) und ist für Kunstschaffende gedacht, die allein arbeiten. Bis 100 Werke kostenlos, danach 60 € im Jahr.

Artium ist aus genau diesem Problem entstanden, nicht aus einer Geschäftsidee. Wir haben es für das Atelier einer Künstlerin gebaut, die es wirklich lösen musste, mit Arbeiten verstreut über Ordner und ohne Möglichkeit, etwas wiederzufinden. Wenn dir etwas aus diesem Leitfaden geholfen hat: die App macht das alles für dich.

Womit auch immer: Fang diese Woche mit deinen ersten zwanzig Werken an, nicht mit allen, und schieb es nicht weiter auf.